1. Formulier zaalhuur

a) Voor het huren van een zaal bij Molenloods 4 dient de aanvrager via de website www.molenloods4.nl het reserveringsformulier volledig en naar waarheid in te vullen.
b) De reservering dient uiterlijk drie werkdagen voor de reserveringsdatum ontvangen te zijn door Molenloods 4.
c) De aanvrager ontvangt een bevestiging met prijsopgave om uw reservering te bevestigen.
d) Het honoreren van aanvragen voor zaalhuur gebeurt op basis van beschikbaarheid. De aanvraag die het eerst wordt ingediend, wordt het eerst verwerkt. Wanneer de gewenste of benodigde zaal of apparatuur op de gewenste dag reeds in gebruik is, wordt de aanvrager hiervan tijdig op de hoogte gesteld.

 

2. Annulering en wijziging van de reservering

a) Een aanvraag voor zaalhuur kan tot 5 werkdagen voor de gereserveerde datum kosteloos geannuleerd worden.
b) Wanneer de aanvraag 3 tot 5 werkdagen voor de gereserveerde datum geannuleerd wordt, is de aanvrager 50% van de totale kosten verschuldigd.
c) De aanvrager dient het volledige bedrag te betalen indien de aanvraag minder dan 3 werkdagen voor de gereserveerde datum annuleert.
d) Wijzigingen in het aantal aanwezigen kunt u tot één werkdag van tevoren doorgeven. Dit is alleen van belang indien u ook de catering via ons bestelt.
e) Indien de wijzigingen niet tijdig zijn doorgegeven, betaalt de aanvrager het volledige bedrag dat is overeengekomen wanneer er minder aanwezigen zijn dan van tevoren besproken

 

3. Het onder optie hebben van de ruimte

a) Het is mogelijk een optie op de ruimte te nemen indien nog niet bekend is of de reservering definitief doorgaat.
b) Deze optie is geldig tot een maand voorafgaande aan de gereserveerde datum. Indien de optie dan niet wordt omgezet naar een definitieve reservering, komt de optie te vervallen.
c) Wanneer de zaal die onder optie is wordt gereserveerd door een andere partij, heeft de aanvrager 24 uur de tijd om de optie om te zetten naar een definitieve reservering, waarbij de reservering van de andere partij komt te vervallen. Indien dit niet gebeurt, komt de optie te vervallen en heeft de andere partij een definitieve reservering.

 

4. Duur van uw verblijf

a) In het aanvraagformulier vermeldt u het tijdsbestek dat u bij ons wenst te verblijven. Dit is niet gebonden aan dagdelen.
b) Het minimum aantal te boeken uren is op doordeweekse dagen 2 uur, in het weekend 4 uur.
c) De zaalbeheerder houdt bij hoe lang u en uw gasten daadwerkelijk van de ruimte gebruik maken. Dit wordt afgerond op het half uur. Na afloop van uw bijeenkomst wordt u medegedeeld hoeveel (half)uren er in rekening worden gebracht.

 

5. Catering

a) Bij het huren van de zaal is het nuttigen van koffie, thee en water bij de prijs inbegrepen.
b) Op verzoek kan de zaalbeheerder standaard zorgen voor biologische frisdranken en sappen. Ook kunnen op aanvraag andere dranken besteld worden. Wat genuttigd is, zal worden toegevoegd aan de rekening.
c) Het is mogelijk om een maaltijd of een andere vorm van catering via ons te bestellen. U kunt dit aangeven in het aanvraagformulier of om een offerte vragen aan de zaalbeheerder via mail of telefoon.
d) Het staat u vrij om voor uw eigen catering te zorgen. Maakt u daarbij gebruik van ons serviesgoed, dan dient u dit wel schoon achter te laten (vaatwasser aanwezig).

 

6. Betaling en aanvullende kosten

a) De aanvrager ontvangt binnen 7 werkdagen na het gebruik van de zaal en services de factuur.
b) De factuur dient binnen 14 dagen na de factuurdatum betaald te zijn.
c) Voor extra schoonmaakwerkzaamheden die benodigd zijn na afloop van de zaalhuur, worden extra kosten in rekening gebracht.

 

7. Aansprakelijkheid

a) Molenloods 4 is niet aansprakelijk voor beschadiging of verlies van goederen die zijn meegebracht door een klant, externe en/of derde.
b) Molenloods 4 is niet aansprakelijk voor welke schade dan ook door de klant, externe en/of derde geleden tenzij de schade het directe gevolg is van opzet of grove schuld van Molenloods 4. Dit geldt in het bijzonder ook voor schade ontstaan als gevolg van het nuttigen van door Molenloods 4 bereide of geserveerde levensmiddelen en voor schade ontstaan als gevolg van automatiseringsproblemen.
c) De klant, externe en/of derde zijn hoofdelijk aansprakelijk voor alle schade die voor Molenloods 4 is/zal ontstaan als direct of indirect gevolg van wanprestatie (toerekenbare tekortkoming) en/of onrechtmatige daad, waaronder het overtreden van de huisregels, die door de klant, externe en/of derde zijn begaan of door een persoon, dier, stof of zaak die onder hun toezicht staat.

 

8. Omgang met persoonsgegevens

a) Om gebruik te kunnen maken van onze diensten is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk. Molenloods 4 respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.
b) Bij het doen van een aanvraag voor zaalverhuur via onze website of via e-mail worden de door u verstrekte contactgegevens opgeslagen. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en), om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen en om u te informeren over onze producten, diensten en aanbiedingen. De rechtsgrond voor de verwerking is gelegen in de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van Molenloods 4. Gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.
c) Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Molenloods 4 niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.
d) Molenloods 4 verstrekt overigens geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Dit gebeurt enkel in de gevallen wanneer u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking of Molenloods 4 wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken.
e) Molenloods 4 zal passende technische en organisatorische maatregelen (laten) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen, waaronder beperking van toegang, gebruikersverificatie en wachtwoorden, fysieke en netwerkbeveiliging, encryptie van data, versleutelde communicatie en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk.
f) Voor wat betreft uw rechten op inzage, correctie en verwijdering, bezwaar, beperking en gegevensoverdraagbaarheid verwijzen wij naar het privacy statement van Molenloods 4, dat te vinden is op de website van Molenloods 4. Hierin is ook informatie te vinden over de Functionaris Gegevensbescherming en toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens.
g) In de zaal kunnen camera’s hangen, die door Molenloods 4 gebruikt worden in het kader van examinering. Deze camera’s kunnen zowel beeld als geluid opnemen; ze worden centraal aangestuurd en zijn zodoende niet per zaal uit te zetten. Molenloods 4 verklaart dat de beelden die worden gemaakt ten tijde van de zaalhuur na afloop niet worden teruggekeken, terug beluisterd of op een andere manier verwerkt. Daarnaast verklaart Molenloods 4 dat de camerabeelden automatisch worden vernietigd en dat de benodigde maatregelen zijn genomen om de opgeslagen beelden te beschermen (waaronder beperking van toegang).